03/10/2023 - WhatsApp lavorativi? Ecco il bon ton per messaggi, audio e video
Un decalogo su quale tipo di comunicazione scegliere, l’indicazione su quando è meglio scrivere o chiamare. Attenzione alla privacy e alla trasmissione dei dati sensibili
ROMA – Si fa presto a dire WhatsApp. Ormai il messaggio con l’iconcina verde può voler dire tutto: un testo scritto, un video, una foto, un audio. Anche una video chiamata. E, a seconda dei casi, genera reazioni diverse in chi lo riceve. C’è chi, tanto per dire, gli audio li oda a tal punto che non li apre neanche. Se gli devono annunciare la notizia della sua vita corre il rischio di non saperla, pur di non attivare il microfono. Come regolarsi sul lavoro però? Dove veramente il WhatsApp equivale (secondo alcuni) ormai ha un atto notarile in quanto a certezza che venga visto o ascoltato. Il Washington Post traccia un decalogo del bon ton del messaggio a tutto tondo.
Il decalogo
In pratica se si dispone di informazioni che devono essere comunicate in modo accurato e tempestivo, è molto meglio metterle per iscritto sotto forma di testo o e-mail. La maggior parte dei telefoni ora trascrive i messaggi vocali, quindi è probabile che le persone non ascoltino nemmeno quello che viene loro detto ma leggano invece una versione di testo(possibilmente accadde che sia errata). Se c’è una storia lunga e succosa da raccontare – prosegue il giornale americano - meglio valutare l'idea di inviarla tramite un memo vocale. È il mezzo migliore per un monologo.
Un messaggio prima di chiamare
La novità (pensate quando c’erano solo i telefoni fissi cosa poteva succedere) è che chiamare qualcuno senza preavviso può risultare stressante per il destinatario. Soprattutto se si tratta di un mega manager che vive una vita in riunione. In questo caso, è consigliato inviare un messaggio in anticipo per chiedere se il destinatario è libero di parlare immediatamente, se può chiamare lui quando sarà libero o se si può possono scegliere un orario in cui chattare. Se si tratta di qualcuno che si chiama regolarmente, meglio scoprire quali sono i suoi orari ideali, ad esempio dopo il lavoro o solo la domenica pomeriggio. E ancora. Inviare un semplice messaggio "chiamami" può sembrare urgente e far pensare a qualcuno che ci sia un'emergenza (secondo stress) . Chiarire dunque se il chiamami è urgente o meno. Se si tratta di un argomento specifico, meglio menzionare nel testo ciò di cui si vuole parlare in modo che dall’altra possano essere preparati. Questi passaggi di bon ton sono particolarmente necessari per levideochiamate. Sorprendere qualcuno in video in un momento inaspettato può essere imbarazzante per tutti i soggetti coinvolti. Non bisognerebbe quasi mai avviare una FaceTime o un'altra videochiamata senza preavviso.
Non è necessario rispondere al telefono
La responsabilità non è solo della persona che chiama. Solo perché qualcuno chiama all'improvviso non significa che bisogna rispondere. Se ci si trova in un ristorante, in bagno o in riunione, meglio disattivare l'audio della chiamata. Peraltro gli smartphone consentono di inviare un messaggio di risposta automatico, il che è utile per avvisare che non si può non parlare o che si richiamerà presto.
Il nodo privacy
Come la mettiamo con il tema della privacy dei dati? Lo studio legale Mainini & Associati spiega alcune regole fondamentali per quello che riguarda la protezione dei dati. “Recenti studi hanno evidenziato che i lavoratori sempre più impiegano app di messaggistica, come Whatsapp o simili, per l’invio di documenti contenenti vari dati aziendali, in alcuni casi anche referti medici (anche legati allo stato di positività o meno al Covid-19); si pone, evidente, la questione di come affrontare il caso in specie per evitare che dati sensibili finiscano in mane sbagliate". Con l’introduzione dello smart working in epoca Covid-19, il messaggino è impiegato anche per comunicazioni aziendali tra i dipendenti. Lo scambio di informazioni, genera non pochi problemi riferiti alla privacy dei dati aziendali: si pensi ad esempio alla tipologia di documenti inviati, da password aziendali a dati sensibili, dai dati dei clienti ad informazioni sugli stipendi dei dipendenti.
Il rischio errore
Un sondaggio ha evidenziato che circa la metà degli intervistati usa app di messaggistica per inviare documentazione riguardante gli aspetti dell’attività lavorativa in cui sono impiegati, e che circa un quarto del totale ammette di aver ogni tanto sbagliato il destinatario. E se ci scappa l’errore? Nel 60% dei casi esaminati esiste già una politica aziendale che regola le app di messaggistica, con sanzioni disciplinari per chi non rispetta le regole, ma evidentemente le misure organizzative finora assunte non sono sufficienti. Come gestire i documenti vari? Il datore di lavoro deve indicare gli strumenti adatti; valutare se i sistemi di messaggistica possono comportare problemi per la privacy,andando a verificarne le caratteristiche di salvataggio dei dati trasmessi.
