23/06/2023 - Le spese di rappresentanza, per le relazioni, per i convegni
La disciplina delle spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e rappresentanza è analizzata dalla deliberazione della sezione regionale di controllo della Corte dei Conti della Sicilia n. 71/2023.
La deliberazione detta inoltre utili indicazioni operative anche per il conferimento di incarichi di collaborazione da parte delle amministrazioni pubbliche, ivi compresi quelli relativi all’attuazione del PNRR.
IL DETTATO NORMATIVO
Nella materia degli oneri sostenuti dalle PA per le attività di relazioni pubbliche, la citata deliberazione della sezione regionale di controllo della Corte dei Conti della Sicilia ricorda in premessa che “l’unico obbligo che incombe sui soggetti che pongono in essere spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e di rappresentanza è quello della trasmissione a questa sezione regionale di controllo degli atti/provvedimenti concreti con i quali le dette spese vengono effettivamente poste in essere”, nonché del prospetto allegato al rendiconto e, “ai sensi dell’art. 1, comma 173, della legge n. 266/2005, ai fini del controllo successivo sulla gestione, gli atti di spesa, che superino i 5.000 euro e siano relativi a relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e rappresentanza, devono essere trasmessi a questa Sezione regionale di controllo della Corte dei conti”.
LE SPESE ESCLUSE
Non rientrano in tale ambito, e sono quindi da considerare escluse dai vincoli che abbiamo prima ricordato essere dettati dal nostro legislatore nazionale, le attività di cui alla legge n. 150/2000 per “illustrare e favorire la conoscenza delle disposizioni normative, al fine di facilitarne l’applicazione; illustrare le attività delle istituzioni e il loro funzionamento; favorire l’accesso ai servizi pubblici, promuovendone la conoscenza; promuovere conoscenze allargate e approfondite su temi di rilevante interesse pubblico e sociale; favorire processi interni di semplificazione delle procedure e di modernizzazione degli apparati nonché la conoscenza dell’avvio e del percorso dei procedimenti amministrativi; promuovere l’immagine delle amministrazioni, nonché quella dell’Italia, in Europa e nel mondo, conferendo conoscenza e visibilità ad eventi d’importanza locale, regionale, nazionale ed internazionale.. la pubblicità legale od obbligatoria degli atti pubblici o atti ad essi equiparati”.
Ci viene al riguardo detto espressamente che: “sono esclusi dall’obbligo di trasmissione alla Sezione regionale di controllo della Corte dei conti ai sensi dell’art. 1, comma 173 della L. n. 266/2005: 1) spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e di rappresentanza di importo inferiore a euro 5.000,00; 2) spese per pubblicità legale od obbligatoria degli atti pubblici o atti ad essi equiparati; 3) spese rientranti nell’attività di informazione e comunicazione pubblica, di cui alla legge n. 150/2000”.
LE ALTRE INDICAZIONI
Vanno ricordate le seguenti ulteriori indicazioni. In primo luogo, “le spese sostenute per ristorazione, consumazione pasti e bevande, proprie e di terzi, secondo la giurisprudenza, sono rimborsabili dall’amministrazione solo se connesse ad incontri istituzionali aventi importanza e rilevanza esterna, idonei ad accrescere il prestigio dell’ente”. Le stesse considerazioni valgono anche “per le spese per l’acquisto di beni (quali fiori, targhe, libri, ecc.) e/o servizi in occasione di eventi che non hanno il carattere dell’eccezionalità né dell’ufficialità, risolvendosi piuttosto in mera estrinsecazione di ordinaria attività dell’ente”.
Inoltre, “non possono considerarsi spese di rappresentanza i contributi erogati a soggetti associativi operanti nel territorio.. le spese per l’acquisto di beni e/o servizi in occasione di festività (es. Natale, festa del Santo patrono, ecc.) o di altra natura, in assenza di esigenze realmente rappresentative della pubblica amministrazione; spese sostenute per la promozione e la pubblicizzazione delle attività svolte dall’ente medesimo e rispondenti ad esigenze di comunicazione istituzionale; spese per l’acquisto di beni e/o servizi attinenti allo sviluppo di politiche istituzionali qualificabili lato sensu di promozione culturale e/o di promozione dell’ente”.
LE CONDIZIONI DI LEGITTIMITA’
Le condizioni di legittimità che gli enti pubblici devono rispettare in materia sono le seguenti: “la pertinenza tra l’attività istituzionale dell’ente e la spesa sostenuta in virtù del principio della stretta aderenza, ossia che la spesa sia connaturata o coessenziale all’esercizio di una determinata funzione amministrativa e/o all’erogazione di un servizio, attribuito da leggi statali o regionali (in tal senso, C.d.c., Sez. contr. Lombardia, del. n. 139/2017 che richiama la costante giurisprudenza contabile in materia); l’oggetto della spesa (bene e/o servizio), specificato nel dettaglio; l’evento e/o la circostanza in occasione della quale si è manifestata l’esigenza della spesa, specificata in dettaglio; la specifica esigenza che ha reso necessaria la spesa; l’identità dei fornitori del bene e/o servizio oggetto della spesa e la modalità di acquisizione del bene e/o servizio acquistato; per beni e/o servizi destinati ad essere oggetto di dono o omaggio o fruizione gratuita, andranno specificati i destinatari, indicando in dettaglio: l’identità, la veste, la funzione del destinatario, nonché la congruità della spesa in relazione al ruolo rivestito dal destinatario ed alla specifica esigenza che ha dato origine alla spesa stessa; per le spese di ospitalità e di tipo conviviale (ad esempio, colazioni, rinfreschi, pranzi, cene, buffet, ecc.), anche se accessorie o collegate ad altro evento, andranno specificate le identità, la veste e le funzioni dei partecipanti (e delle eventuali autorità presenti), nonché la congruità della spesa in relazione al ruolo rivestito dai partecipanti all’evento ed alla specifica esigenza perseguita dalla spesa medesima; la congruità della spesa in relazione alle dimensioni e caratteristiche dell’ente, all’importo complessivo delle risorse destinate a tali finalità ed ai vincoli di bilancio dell’ente che le sostiene; la conformità della spesa sostenuta per l’acquisto di beni e/o servizi in relazione ai prezzi di mercato di tali beni e/o servizi; ogni ulteriore ed eventuale specificazione e/o chiarimento e/o notizia e/o documentazione, ritenuta utile ai fini della verifica della legittimità e regolarità, anche sostanziale, della spesa sostenuta”.
LE INFORMAZIONI DA TRASMETTERE ALLA CORTE DEI CONTI
Nell’invio alle sezioni regionali di controllo della Corte dei Conti dei provvedimenti di importo superiore a 5.000 euro relativi a spese per relazioni pubbliche, convegni e mostre occorre trasmettere:
- “Provvedimento di spesa da cui si desuma: pertinenza tra attività istituzionale e spesa sostenuta; oggetto spesa (bene e/o servizio), specificato nel dettaglio; evento e/o circostanza in occasione della quale si è manifestata la spesa, specificata in dettaglio; specifica esigenza che ha reso necessaria la spesa; identità fornitore bene e/o servizio oggetto della spesa e modalità di acquisizione bene e/o servizio in esame; eventuali destinatari bene e/o servizio acquistato, indicando in dettaglio: identità/veste/funzione del destinatario, nonché congruità della spesa in relazione al ruolo rivestito dal destinatario ed alla specifica esigenza che ha dato origine alla spesa; per spese di ospitalità e di tipo conviviale andrà specificata identità, veste e funzioni dei partecipanti, nonché congruità spesa in relazione a ruolo rivestito dagli stessi e a specifica esigenza perseguita dalla spesa; congruità spesa in relazione a dimensioni e caratteristiche dell’ente, a importo complessivo risorse destinate a tali finalità e a vincoli di bilancio ente; conformità spesa sostenuta in relazione a prezzi di mercato;
- Altra documentazione utile per verifica legittimità e regolarità spesa”.
