Digitalizzazione pratiche edilizie in 4 step

Digitalizzazione pratiche edilizie: la trasformazione dei documenti dal cartaceo al digitale in 4 step, il CAD e il valore probatorio

La digitalizzazione delle pratiche edilizie è un vantaggio sia per il settore pubblico che per quello privato.

Una volta digitalizzato l’intero archivio fisico, si registrano notevoli miglioramenti in termini di qualità e ottimizzazione del lavoro.

In questo articolo analizziamo gli step del processo di dematerializzazione, la differenza con la digitalizzazione, gli strumenti utili per poter portare a termine un processo delicato che sottintende molte responsabilità anche a livello legale: ogni pratica, infatti, deve tutelare il proprio valore giuridico e ha bisogno di un attestato di conformità, soprattutto se si tratta di documenti appartenenti a pubbliche amministrazioni.

Per digitalizzare le pratiche edilizie sono necessari strumenti specifici, conformi e performanti.

Che cos’è la digitalizzazione delle pratiche edilizie

La digitalizzazione è un processo necessario per poter conservare i documenti nel tempo. Di fondamentale importanza è la possibilità di trovare un determinato documento a distanza di molti anni dalla sua realizzazione.

Digitalizzazione e dematerializzazione: la differenza

La dematerializzazione è il passaggio dalla carta al digitale, preservando il valore giuridico dei documenti (il valore probatorio che analizziamo in seguito).

Quasi sempre i documenti informatici si convertono in formato immagine (PDF, TIFF, JPG, ecc.).

Il processo include l’utilizzo di varie tecniche e strumenti quali scanner, macchine fotografiche, ecc.

Per i documenti che sono già stati trasformati in formato digitale attraverso software e applicazioni, si parla invece di digitalizzazione. Sono inclusi anche video, foto e altri formati interattivi, non solo documenti cartacei.

La differenza è sostanziale: se con la dematerializzazione si parte da un documento cartaceo da digitalizzare, con la digitalizzazione si salta uno step, il documento è già in formato digitale e può essere ulteriormente rielaborato.

Digitalizzazione pratiche edilizie: i vantaggi

I vantaggi della digitalizzazione delle pratiche edilizie sono davvero tanti. Basti pensare, ad esempio, alle pubbliche amministrazioni nelle quali è richiesta quotidianamente la consultazione di moduli e documenti in archivio da parte di utenti e lo scambio continuo di pratiche digitali.

Un esempio potrebbe essere quello delle pratiche edilizie, che ricomprendono una serie di documenti e progetti di vario genere.

Un archivio fisico, per quanto ordinato, è sempre soggetto a reali rischi (incendio, deterioramento, alluvione, smarrimento, ecc.). Un archivio fisico sottintende una serie di procedure di archiviazione e reperimento che richiedono molto tempo: l’addetto dovrà prima cercare la pratica senza ausilio di mezzi informatici, una volta consultata dovrà poi riporla in ordine. Per i documenti nuovi probabilmente è cosa semplice, ma se si tratta di una pratica vecchia, il discorso diventa molto più complesso.

Volendo riassumere i vantaggi della digitalizzazione, possiamo elencare:

• facilità di archiviazione e di ricerca di un documento;
• archivio digitale sempre a portata di click da qualsiasi luogo;
• riduzione del consumo di carta anche in un’ottica eco-sostenibile;
• abbattimento dei costi di stampa e di manutenzione dell’attrezzatura;
• integrità e salvaguardia dei documenti nel tempo.

Digitalizzazione pratiche edilizie: il processo in 4 step

Il processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie può essere schematizzato in 4 step, che analizziamo di seguito.

Step 1: analisi della documentazione cartacea

Il primo passaggio da effettuare è sicuramente analizzare l’archivio fisico che dovrà subire la trasformazione in digitale. Bisogna, quindi, verificare la quantità, la composizione e la tipologia del materiale cartaceo, tenendo sempre presente la legislazione in materia edilizia (molte norme possono essere cambiate o addirittura essere state eliminate).

I documenti possono essere analizzati per singole pratiche e, nello stesso tempo, possono anche subire uno sfoltimento, in quanto parte del materiale potrebbe essere eliminato. Occorre, tuttavia, valutare molto attentamente questo aspetto.

Step 2: realizzazione della mappa dei contenuti elettronici

Il secondo step è fondamentale per dare un ordine da traslare anche nel digitale. Viene costruita una vera e propria “mappa dei contenuti” che andrà a formare il nuovo archivio, in affiancamento a quello fisico.

Step 3: identificazione degli strumenti adatti

Nel complesso processo di digitalizzazione è opportuno avere strumenti adatti, a norma di legge e performanti. Dovranno essere impiegate apparecchiature e tecnologie informatiche molto avanzate. Ad esempio gli scanner sono uno strumento fondamentale nel processo, è opportuno che siano di ottima qualità per garantire risultati migliori.

Il formato di conservazione elettronica deve essere un file non modificabile e non proprietario: la scelta ricade quasi sempre su un file PDF sia per i documenti testuali che per le immagini.

Step 4: dematerializzazione e indicizzazione, l’attestato di conformità

L’ultimo step è fondamentale in quanto include la dematerializzazione dei documenti, ovvero la trasformazione dal cartaceo al digitale e la loro indicizzazione sui sistemi informatici. Al termine di questo processo è importante ricordare che va rilasciato l’attestato di conformità, documento fondamentale che accerta la corrispondenza totale tra l’originario documento e quello trasformato.

L’attestato di conformità può essere rilasciato da un pubblico ufficiale (nel caso di lavori pubblici) o da un notaio (lavori privati).

Il valore probatorio dei documenti digitali nelle PA

Punto cruciale dell’intero processo di digitalizzazione delle pratiche edilizie nelle pubbliche amministrazioni è il loro valore probatorio. Le pratiche edilizie sono documenti necessari per diverse attività, quali: costruzione, demolizione, modifica di un immobile. Qualsiasi intervento edilizio deve essere registrato e necessita di documentazione che lo autorizzi e lo legittimi.

Un documento informatico deve essere assimilabile a scrittura privata e, quindi, vantare l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile, nello specifico:

 La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.

Un documento informatico con valenza probatoria è immodificabile e garantisce:

• qualità;
• integrità;
• sicurezza.

Per avere valenza giuridica ed efficacia probatoria, un documento deve essere prodotto correttamente, secondo le modalità indicate dalle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e presenta una firma digitale. Per accertarsi che il documento abbia contenuto e forma identici al documento analogico originario, si delineano 2 modalità:

• raffronto dei documenti;
• certificazione di processo.

Raffronto dei documenti

Il raffronto dei documenti consiste in una comparazione visiva tra documento cartaceo e documento digitale. Se la quantità da raffrontare non è eccessiva, si può procedere analizzando documento per documento. Appare evidente, però, che, se la quantità di materiale è eccessiva, il raffronto è un metodo molto dispendioso. Per certificare massivamente i documenti, si procede a certificare l’intero processo.

Certificazione di processo

La certificazione di processo è una certificazione di un risultato ottenuto attraverso un processo. Il risultato è una copia informatica di un documento analogico e la certificazione di processo rappresenta una certificazione di conformità all’originale. Tale certificazione deve essere accompagnata da una descrizione dettagliata del processo con cui la copia è stata ottenuta. La certificazione di processo ha l’obiettivo di conseguire lo stesso risultato di una tradizionale certificazione (il raffronto fra originale e copia).

Non ci si può limitare solo a certificare la corrispondenza tra i due documenti, ma occorre certificare anche la copia risultato.

Gli effetti che si determinano sono 2:

• il ciclo di dematerializzazione massiva dovrà essere certificato da organismo terzo in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001;
• il ciclo di dematerializzazione deve concludersi con un raffronto a campione dei documenti, garantendo un risultato probatorio diverso a seconda che il rapporto di verificazione sia firmato da un pubblico ufficiale o da un privato.

Il valore probatorio varia se a validarlo è un notaio/un pubblico ufficiale (valore probatorio privilegiato) o un soggetto privato (valore probatorio semplice).

Si parla di certificazione di processo solo quando viene rilasciata da un pubblico ufficiale; nel caso di soggetto privato si produce un semplice rapporto di verificazione sottoscritta dallo stesso soggetto.

Codice di amministrazione digitale CAD

Il codice dell’amministrazione digitale (CAD), istituito con il dlgs 82/2005, è un testo unico che raccoglie e organizza le norme riguardanti l’informatizzazione della pubblica amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese. È stato modificato e integrato prima con il dlgs 179/2016 e poi con il dlgs 217/2017 per promuovere e rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale.

Secondo il CAD le pubbliche amministrazioni devono informatizzare la gestione dei documenti, come specificato nelle regole tecniche. Devono realizzare siti web istituzionali su reti telematiche che rispettino vari principi:

• accessibilità;
• usabilità;
• reperibilità;
• chiarezza di linguaggio;
• affidabilità;
• qualità;
• omogeneità;
• interoperabilità.

Digitalizzazione pratiche edilizie nei comuni

Digitalizzare le pratiche edilizie nelle pubbliche amministrazioni è uno degli obiettivi principali del PNRR. Rappresenta una svolta nei sistemi e nella gestione dei processi davvero significativa.

Domanda di contributi all’iscrizione all’asilo, richiesta di accesso agli atti al pagamento di una contravvenzione, pagamento della mensa scolastica: sono solo alcuni dei 26 servizi per la digitalizzazione dei comuni.

L’obiettivo è di sicuro quello di migliorare l’esperienza digitale dei cittadini e il loro rapporto con l’ente comunale quando ricercano informazioni, richiedono una prestazione o effettuano un adempimento.

La digitalizzazione delle pratiche edilizie è un processo fondamentale, ma allo stesso tempo complesso e delicato poiché racchiude una serie di responsabilità a livello giuridico. La documentazione deve essere gestita correttamente per evitare sanzioni e costosi contrattempi. Deve essere facilmente accessibile e condivisibile con le persone interessate.