25/08/2018 - @Spazioetico mappatura processi_eell_controlli

riproposta di Slides presentate nel corso del webinar IFEL: "Gli strumenti di pianificazione

Massimo Di Rienzo su LinkedIn :

Dopo i tristissimi fatti di Genova, riproponiamo una presentazione attualissima. Quando la FUNZIONE di CONTROLLO viene progressivamente disattivata a causa dell'interferenza di interessi secondari...

@Spazioetico mappatura processi_eell_controlli

1. @spazioetico LA MAPPATURA DEI PROCESSI CONTROLLI, VIGILANZA, ISPEZIONI, SANZIONI @spazioetico 13 novembre 2017
2. @spazioetico• Il nostro modello di analisi della corruzione prende in considerazione tre “dimensioni”, che spiegano la complessità di questo fenomeno: • la dimensione organizzativa, quella economica e quella etica. • E’ il cosiddetto “triangolo della corruzione”.
3. @spazioetico • La dimensione organizzativa è sicuramente la più nota, e su di essa vertono le attività di valutazione e trattamento del rischio, richieste dal PNA (mappatura dei processi, misurazione del rischio, introduzione di misure generali e specifiche). Mario B. Asimmetria informativa •Mario B. viene percepito dal proprietario come qualcuno che detiene una informazione che altri non detengono Relazione asimmetrica •Mario B. è in una posizione di potere rispetto al proprietario per la funzione di controllo che esplica Conflitto di interessi •Mario B. ha un interesse secondario, cioè una relazione familiare che può interferire con l’interesse primario Azzardo morale •Può cogliere l’opportunità di favorire il fratello senza particolari rischi ELEVATO RISCHIO DI CORRUZIONE RPCT MISURE DI MITIGAZIONE DEL RISCHIO DIMENSIONEORGANIZZATIVA
4. @spazioetico DIMENSIONEORGANIZZATIVA by Andrea Ferrarini LA CORRUZIONE COME «ESCALATION»
5. @spazioetico …come osservare la realtà dei molteplici comportamenti organizzativi per ricostruire un contesto interno credibile e valutare il rischio corruttivo…
6. @spazioetico CONTROLLI, VIGILANZA ISPEZIONI, SANZIONI CONTROLLI CONTROLLI CONTROLLI Focus su una specifica «area di rischio»
7. @spazioetico PRINCIPALE • Il Principale/Comune promuove l’INTERESSE PUBBLICO tramite l’AGENTE. • L’AGENTE è, di norma un ufficio, oppure un DIPENDENTE PUBBLICO. • L’AGENTE può anche essere un OPERATORE EONOMICO a cui viene affidato un servizio di rilevanza pubblica AGENTE (CHE AGISCE) IN FUNZIONE DI RIDUZIONE DELLA PRIMA ASIMMETRIA INFORMATIVA •Ad esempio, l’agente pubblico (ufficio/dipendente pubblico) riceve l’istruzione di CONTROLLARE, VIGILARE, ISPEZIONARE, SANZIONARE, in merito alle attività poste in essere da operatori privati a cui sono stati affidati servizi di rilevanza pubblica Il gioco delle asimmetrie informative nella funzione di «CONTROLLO» • (PRIMA ASIMMETRIA) Il Principale non è in grado di sapere se l’AGENTE (operatore economico) sta effettivamente seguendo le ISTRUZIONI fornite (ad es., rispetto del contratto di servizio). • (SECONDA ASIMMETRIA) Il Principale non è in grado di sapere se l’AGENTE (ufficio/dipendente pubblico) sta effettivamente seguendo le ISTRUZIONI fornite (ad es., corretta esecuzione del controllo).
8. @spazioetico • Il dottor Marrone è un funzionario che lavora presso il Servizio Pubblica Istruzione del Comune di X. • Si occupa, tra le altre cose, delle mense scolastiche, la cui gestione esecutiva era stata appaltata ad un operatore economico locale. • Negli anni 2010-2014 il suo ufficio svolgeva una intensa attività ispettiva arrivando a controllare ogni singola mensa scolastica per almeno una volta al mese, alternando controlli routinari a verifiche a seguito di segnalazioni di genitori e insegnanti.
9. @spazioetico Segnalazione da cittadini Segnalazioni anonime Segnalazione da dipendenti Segnalazioni informali (social network, interlocuzioni «de visu», ecc.) Segnalazioni da amministratori (componente politica) Segnalazione da altri uffici Segnalazione da altre PA o istituzioni Programmazione interna attività di controllo Iniziativa d’ufficio INPUT DEL PROCESSO  PROCESSO: Controllo, vigilanza ispezioni, sanzioni 
10. @spazioetico • Purtroppo negli ultimi due anni, anche a seguito di radicali ristrutturazioni in seno all’Ente e al contingentamento delle risorse umane per via di numerosi pensionamenti, l’ufficio del dottor Marrone aveva ridotto drasticamente la sua operatività, tanto che alcune strutture scolastiche non venivano più controllate oramai da mesi.
11. @spazioetico PRINCIPALE • Il Principale/Comune promuove l’INTERESSE PUBBLICO tramite l’AGENTE. • L’AGENTE è, di norma un ufficio, oppure un DIPENDENTE PUBBLICO. • L’AGENTE può anche essere un OPERATORE EONOMICO a cui viene affidato un servizio di rilevanza pubblica AGENTE (CHE AGISCE) IN FUNZIONE DI RIDUZIONE DELLA PRIMA ASIMMETRIA INFORMATIVA •Ad esempio, l’agente pubblico (ufficio/dipendente pubblico) riceve l’istruzione di CONTROLLARE, VIGILARE, ISPEZIONARE, SANZIONARE, in merito alle attività poste in essere da operatori privati a cui sono stati affidati servizi di rilevanza pubblica Il gioco delle asimmetrie informative nella funzione di «CONTROLLO» • (PRIMA ASIMMETRIA) Il Principale E’ ANCOR MENO in grado di sapere se l’AGENTE (operatore economico) sta effettivamente seguendo le ISTRUZIONI fornite (ad es., rispetto del contratto di servizio). • (SECONDA ASIMMETRIA) Il Principale non è in grado di sapere se l’AGENTE (ufficio/dipendente pubblico) sta effettivamente seguendo le ISTRUZIONI fornite (ad es., corretta esecuzione del controllo). • SI AMPLIA L’«ASIMMETRIA INFORMATIVA» • AUMENTA IL RISCHIO DI «AZZARDO MORALE» DA PARTE DELL’OPERATORE ECONOMICO
12. @spazioetico INPUT DEL PROCESSO Valutazione su rilevanza segnalazione Valutazione su attuazione del controllo PROCESSI DECISIONALI ASSOCIATI ALL’INPUT Segnalazione da cittadini Segnalazioni anonime Segnalazione da dipendenti Segnalazioni informali (social network, interlocuzioni «de visu», ecc.) Segnalazioni da amministratori (componente politica) Segnalazione da altri uffici Segnalazione da altre PA o istituzioni Programmazione interna attività di controllo Iniziativa d’ufficio FATTORE DI RISCHIO: CARENZE OPERATIVE. I ruoli operativi non sono in grado di intervenire adeguatamente nel processo.
13. @spazioetico • Negli ultimi 2 mesi all’Ente era arrivata più di una lettera anonima che faceva capire che le procedure di sicurezza non venivano in alcun modo osservate nelle mense di diverse scuole: “il pollo viene ricongelato”, scriveva un anonimo inserviente della mensa, “anche se era stato scongelato in precedenza, per ordine dei superiori e per risparmiare”.
14. @spazioetico INPUT DEL PROCESSO Valutazione su rilevanza segnalazione Valutazione su attuazione del controllo PROCESSI DECISIONALI ASSOCIATI ALL’INPUT Segnalazione da cittadini Segnalazioni anonime Segnalazione da dipendenti Segnalazioni informali (social network, interlocuzioni «de visu», ecc.) Segnalazioni da amministratori (componente politica) Segnalazione da altri uffici Segnalazione da altre PA o istituzioni Programmazione interna attività di controllo Iniziativa d’ufficio FATTORE DI RISCHIO: • REGOLE. Il processo è regolato da "rules" (norme, regolamenti, procedure) poco chiare • DISCREZIONALITA’. I soggetti che agiscono nel processo hanno ampi margini di discrezionalità, non solo in relazione alle scelte e azioni che compiono, ma anche in relazione ai criteri in base a cui scelgono e agiscono.
15. @spazioetico • Il dottor Marrone, non avendo a disposizione personale e strumentazione idonea a compiere le opportune verifiche decide di mettere a conoscenza i suoi diretti superiori, i quali si trincerano dietro ad un generico richiamo «all’efficientamento nella allocazione delle risorse».
16. @spazioetico • In alcune interlocuzioni informali gli è stato anche fatto capire che in gran parte delle strutture che non aveva potuto controllare non era mai successo niente e che «le segnalazioni anonime lasciano il tempo che trovano, anzi dimostrano l’intento diffamatorio di coloro che segnalano», tuona un giorno un suo collega.
17. @spazioetico INPUT DEL PROCESSO Valutazione su rilevanza segnalazione Valutazione su attuazione del controllo PROCESSI DECISIONALI ASSOCIATI ALL’INPUT Segnalazione da cittadini Segnalazioni anonime Segnalazione da dipendenti Segnalazioni informali (social network, interlocuzioni «de visu», ecc.) Segnalazioni da amministratori (componente politica) Segnalazione da altri uffici Segnalazione da altre PA o istituzioni Programmazione interna attività di controllo Iniziativa d’ufficio FATTORE DI RISCHIO: CARENZE GESTIONALI. I ruoli gestionali non intervengono adeguatamente nel processo.
18. @spazioetico • Assediato dagli impegni e dalla scarsità di risorse umane e strutturali a disposizione dell’ufficio, non esistendo alcun protocollo di gestione delle segnalazioni anonime e, infine, dando credito ai suggerimenti del collega, il dottor Marrone decide di soprassedere e non dare seguito alle segnalazioni.
19. @spazioetico VISUALIZZAZIONE INPUT PROCESSO ENTE Controlli,vigilanza,ispezioni,sanzioni
20. @spazioetico GESTIONE PATOLOGICA DELL’INPUT DEL PROCESSO ENTE Controlli,vigilanza,ispezioni,sanzioni
21. @spazioetico • A distanza di una settimana, il quotidiano locale pubblica un articolo in cui si mostrano e si dimostrano situazioni di ampio degrado in molte mense scolastiche. • La magistratura apre immediatamente un’indagine sulla base di precise accuse che identificano come alcuni soggetti all’interno del Comune, in realtà, siano «alle dipendenze» di interessi illeciti legati al titolare del servizio di mensa, anch’egli sotto indagine. • In meno di 24 ore gli uffici del dottor Marrone vengono «visitati» dalla Guardia di Finanza.
22. @spazioetico Il caso del Dottor Marrone rappresenta una gestione «patologica» della fase di avvio del processo di controllo
23. @spazioetico • La gestione «patologica» del processo è innescata dalla scarsità di risorse e dalla decisione di non prendere in considerazione le segnalazioni anonime. • Questi fattori interrompono lo sviluppo del processo di controllo • Ma cosa c’entra tutto questo con la corruzione?
24. @spazioetico • C’entra moltissimo! • Dal punto di vista organizzativo, i reati di corruzione non emergono improvvisamente… • …. Si comincia con alcune criticità nella gestione dei processi … • … che diventano sistematiche… (MALA GESTIO) • …e che creano un contesto favorevole alla CORRUZIONE • Questa escalation graduale dalle criticità organizzative ai reati di corruzione può essere rappresentata con una «piramide del rischio»
25. @spazioetico
26. @spazioetico • L’identificazione del rischio di corruzione non è statica: è dinamica. • Non identifica singoli comportamenti, ma una possibile «escalation», un possibile «slittamento» dalle criticità organizzative alla corruzione • Anche l’analisi del rischio deve essere dinamica e «misurare» la probabilità e l’impatto di tale slittamento.
27. @spazioetico COME MAPPARE IL PROCESSO? PRIMO: IDENTIFICARE LE «FASI» E LE «ATTIVITA’» DEL PROCESSO INPUT •Ricezione istanza documentale (segnalazione) •Programmazione controlli •Iniziativa d’ufficio ISTRUTTORIA •Individuazione dell’ufficio responsabile •Individuazione del soggetto che effettuerà il controllo •Attuazione attività di controllo OUTPUT •Contestazione irregolarità •Individuazione sanzione •Erogazione sanzione FASE 1 FASE 2 FASE 3
28. @spazioetico COME MAPPARE IL PROCESSO? SECONDO: IDENTIFICARE I «MOMENTI DECISIONALI» INPUT • Ricezione istanza documentale (segnalazione) • Valutazione avvio controllo • Programmazione controlli • Iniziativa d’ufficio ISTRUTTORIA • Individuazione dell’ufficio responsabile • Individuazione del soggetto che effettuerà il controllo • Attuazione attività di controllo OUTPUT • Contestazione irregolarità • Individuazione sanzione • Erogazione sanzione FASE 1 FASE 2 FASE 3 MOMENTI DECISIONALI
29. @spazioetico COME MAPPARE IL PROCESSO? TERZO: IDENTIFICARE I «RISCHI CORRUTTIVI» INPUT • Ricezione istanza documentale (segnalazione) • Valutazione avvio controllo • Programmazione controlli • Iniziativa d’ufficio ISTRUTTORIA • Individuazione dell’ufficio responsabile • Individuazione del soggetto che effettuerà il controllo • Attuazione attività di controllo OUTPUT • Contestazione irregolarità • Individuazione sanzione • Erogazione sanzione FASE 1 FASE 2 FASE 3 MOMENTI DECISIONALI RISCHI CORRUTTIVI R1. Mancata presa in carico al fine di avvantaggiare un soggetto RISCHI DI MALADMINISTRATION O CATTIVA GESTIONE M1. Mancata presa in carico o presa in carico NON tempestiva a causa di carenze operative o gestionali e/o scarsa percezione del rischio M2. Interpretazione difforme tra uffici e o tra dipendenti sulla rilevanza delle segnalazioni (ad es. quelle “anonime”).
30. @spazioetico COME MAPPARE IL PROCESSO? QUARTO: VALUTAZIONE DEI «RISCHI CORRUTTIVI» INPUT • Ricezione istanza documentale (segnalazione) • Valutazione avvio controllo • Programmazione controlli • Iniziativa d’ufficio ISTRUTTORIA • Individuazione dell’ufficio responsabile • Individuazione del soggetto che effettuerà il controllo • Attuazione attività di controllo OUTPUT • Contestazione irregolarità • Individuazione sanzione • Erogazione sanzione FASE 1 FASE 2 FASE 3 MOMENTI DECISIONALI RISCHI CORRUTTIVI R1. Mancata presa in carico al fine di avvantaggiare un soggetto RISCHI DI MALADMINISTRATION O CATTIVA GESTIONE M1. Mancata presa in carico o presa in carico NON tempestiva a causa di carenze operative o gestionali e/o scarsa percezione del rischio M2. Interpretazione difforme tra uffici e o tra dipendenti sulla rilevanza delle segnalazioni (ad es. quelle “anonime”). BASSO ALTO
31. @spazioetico INPUT • Ricezione istanza documentale (segnalazione) • Valutazione avvio controllo • Programmazione controlli • Iniziativa d’ufficio ISTRUTTORIA • Individuazione dell’ufficio responsabile • Individuazione del soggetto che effettuerà il controllo • Attuazione attività di controllo OUTPUT • Contestazione irregolarità • Individuazione sanzione • Erogazione sanzione FASE 1 FASE 2 FASE 3 MOMENTI DECISIONALI RISCHI CORRUTTIVI R1. Mancata presa in carico al fine di avvantaggiare un soggetto RISCHI DI MALADMINISTRATION O CATTIVA GESTIONE M1. Mancata presa in carico o presa in carico NON tempestiva a causa di carenze operative o gestionali e/o scarsa percezione del rischio M2. Interpretazione difforme tra uffici e o tra dipendenti sulla rilevanza delle segnalazioni (ad es. quelle “anonime”). MISURE M1. Fascicolo unico delle segnalazioni M2. Protocollo unico per la gestione delle segnalazioni (comprese quelle anonime) M3. Standardizzazione dei comportamenti di presa in carico delle segnalazioni attraverso formazione specialistica M4. … COME MAPPARE IL PROCESSO? QUINTO: IDENTIFICARE LE «MISURE» DI MITIGAZIONE DEL RISCHIO
32. @spazioetico ESERCITAZIONE - identificazione dei rischi • Ricostruite il processo nel quale siete coinvolti • Quante fasi, attività e momenti decisionali riuscite ad identificare? • Quali rischi riuscite ad identificare? • Ci sono dei casi particolarmente rilevanti di «escalation»?
33. @spazioetico NON ADOTTA IL PIANO UTILIZZA LE MISURE ANTICORRUZIONE A PER OTTENERE VANTAGGI POLITICI SI CAUTELA RISPETTO AGLI ADEMPIMENTI BUROCRATICI UTILIZZA LA STRATEGIA ANTICORRUZIONE PER RIQUALIFICARE L’ENTE LA STRATEGIA ANTICORRUZIONE E’ UN OBIETTIVO DI MANDATO 33 IL DIVERSO POSIZIONAMENTO DEGLI ATTORI INTERNI RISPETTO ALLA STRATEGIA DI PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE PERICOLO OCCASIONE OSTACOLO OCCASIONE VISIONE COMPONENTE POLITICA COMPONENTE DIRIGENZIALE NON INFORMA IL RPC SULL’ESPOSIZIONE DEL SUO UFFICIO AL RISCHIO CORRUTTIVO BOICOTTA ABUSA ADEMPIE COGLIE L’OCCASIONE COMPONENTE PROFESSIONALE PROMUOVE NON RISPETTA LE MISURE ANTICORRUZIOINE UTILIZZA LE MISURE PER OTTENERE VANTAGGI PERSONALI UTILIZZA LE MISURE ANTICORRUZIONE PER OTTENERE VANTAGGI SI CAUTELA RISPETTO AGLI ADEMPIMENTI BUROCRATICI COLLABORA CON IL RPCT ED INSERISCE LE MISURE DI PREVENZIONE NEGLI OBIETTIVI STRATEGICI DELL’UFFICIO L’INTEGRITA’ E’ UNO STILE ORGANIZZATIVO DELL’UFFICIO SI CAUTELA RISPETTO AGLI ADEMPIMENTI BUROCRATICI ATTUA LE MISURE ANTICORRUZIONE COLLABORA ALLA PIANIFICAZIONE DELLLE MISURE ANTICORRUZIONE