11/12/2020 - Fatture elettroniche: per la P.A. ci sono sanzioni per la mancata conservazione a norma di quelle in arrivo?
Il testo del quesito:
“Sapete dirmi se per la P.A. ci sono sanzioni per la mancata conservazione a norma delle fatture (elettroniche) in arrivo? Ho cercato su internet ma ho trovato più che altro casistiche tra privati e comunque che la conservazione la deve fare chi emette la fattura”.
La risposta dei ns. esperti
Ai fini fiscali, sul punto si richiama la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 14/E del 2019, nella quale viene ricordato che, a seguito delle modifiche recate dal Dl. n. 119/2018, l’art. 1, comma 6-bis, del Dlgs. n. 127/2015, prevede che “gli obblighi di conservazione previsti dall’art. 3 del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il ‘Sistema di interscambio’ di cui all’art. 1, comma 211, della Legge 24 dicembre 2007, n. 244, e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate. Per il Servizio di conservazione gratuito delle fatture elettroniche di cui al presente articolo, reso disponibile agli operatori Iva dall’Agenzia delle Entrate, il partner tecnologico Sogei S.p.a. non può avvalersi di soggetti terzi […]”.
Ai fini fiscali dunque il transito da “Sdi” delle fatture vale come conservazione. Lo stesso non può dirsi tuttavia ai fini civilistici.
Sul punto, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un Servizio gratuito di conservazione.
L’adesione al Servizio viene eseguita mediante l’area riservata del Portale “Fatture e Corrispettivi” mediante accesso credenziali Fisconline o Spid. Ogni 2 anni dovrà essere rinnovata.
Per chi aderisce all’Accordo di servizio, tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute via “Sdi” saranno portate in conservazione nel rispetto delle norme vigenti. Il Servizio messo a disposizione dall’Agenzia garantisce la conservazione per un periodo di 15 anni, a meno che il contribuente decida di revocarlo e di rientrare in possesso di tutte le fatture conservate utilizzando la funzione di “export”.
Tale conservazione ha efficacia tanto civilistica quanto tributaria, e riguarda tutti i documenti – fatture elettroniche (ex artt. 21 e 21-bis del Dpr. n. 633/1972, note emesse a seguito delle variazioni di cui al successivo art. 26, autofatture, ecc.) e allegati – veicolati tramite “Sdi”, sia su base obbligatoria che volontaria.
Peraltro, ciascun contribuente è libero, pur avendo aderito al Servizio gratuito di conservazione offerto dall’Agenzia delle Entrate, di conservare ulteriormente, in proprio o avvalendosi di un soggetto professionale terzo, fatture elettroniche e documenti veicolati tramite “Sdi”.
Aggiungiamo infine una ulteriore riflessione più di carattere generale, considerando che la conservazione dei documenti informatici non riguarda solo quelli con rilevanza tributaria ma anche quelli amministrativi (contratti, Opi, Pec, e-mail, documenti con firma digitale ed altro) sarebbe opportuno conferire le fatture all’interno del Sistema di conservazione individuato dal Comune e definito nel “Manuale di conservazione”.
