28/04/2020 - Si deve concedere l’accesso alla registrazione delle sedute di Giunta richiesto da un assessore?
tratto da santofabiano.it
Si deve concedere l’accesso alla registrazione delle sedute di Giunta richiesto da un assessore?
Un assessore, il giorno successivo alla seduta di giunta, avvenuta in video conferenza, ha richiesto al segretario comunale copia delle registrazione della seduta, in quanto equiparato a “documento amministrativo”. Il segretario è dunque obbligato ad accogliere la richiesta?
Il fatto che la seduta della giunta avvenga in modalità di video conferenza non implica che la stessa debba essere registrata. Nè la registrazione si rende necessaria per una finalità a cui la legge riconosca valore, in quanto, la seduta non è aperta al pubblico e le decisioni sono assunte a seguito della verifica del numero legale e della votazione espressa dai partecipanti che si desume unicamente dagli atti formalmente sottoscritti dal Sindaco e dal Segretario (e in qualche caso dall’assessore anziano).
Da ciò discende che laddove il segretario comunale abbia inteso registrare la seduta ciò deve intendersi, al pari del “brogliaccio”, come iniziativa adottata al solo scopo di prendere nota di quanto necessario per la predisposizione del verbale. Potrebbe quindi trattarsi di stralci della seduta.
Peraltro, certamente, una volta predisposto il verbale, non vi è alcuna ragione di mantenere la registrazione della seduta ed è opportuno provvedere alla cancellazione del file, soprattutto se le persone che vi hanno preso parte non sono state informate dell’avvenuta registrazione.
Al riguardo è opportuno ammonire i partecipanti sulla inopportunità che registrino la seduta senza il consenso di tutti i partecipanti, ricordando che la diffusione della registrazione può avvenire solo sulla base del principio di liceità, di cui all’art. 5 GDPR (Reg. U.E. 2019/679), ossia: a) col consenso della persona registrata; b) per adempiere ad un obbligo di legge; c) per un’ esecuzione contrattuale; d) nell’ambito dell’ esercizio di pubblici poteri; e) per la salvaguardia di interessi vitali; f) nel legittimo interesse del titolare trattamento.
Conseguentemente, laddove non sussistano le circostanze elencate si tratta di violazione del trattamento di dati personali.
P.S. l’articolo 73, comma 1 del DL 18/2020, nel disciplinare l’introduzione delle videoconferenze per le sedute degli organi collegiali precisa che questi “possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarità dello svolgimento delle sedute“. Da ciò discende che, laddove si ritenga di assicurare la tracciabilità mediante la registrazione dell’intera seduta, sarà sufficiente disciplinarlo e informare preventivamente i partecipanti, individuando il Responsabile della conservazione del “documento” che, inevitabilmente, potrà essere oggetto di accesso nei casi in cui ciò sia consentito.
In tale circostanza, essendo stati informati i partecipanti, ciascuno di essi sarà responsabile di eventuali affermazioni inopportune, essendo consapevole che l’intera seduta sarà registrata e (come accade in qualche ente) possibilmente trasmessa agli stessi partecipanti.
Se si vuole contenere questo rischio rimane sempre la possibilità di registrare soltanto gli aspetti salienti della seduta: la presenza, il documento in esame e la votazione sul documento.
