04/06/2019 - Protocollo Online aperto ai Consiglieri Comunali

 04/06/2019 Approfondimenti

“Posso accedere da remoto al Protocollo Informatico?”, questa è sicuramente una domanda che le Amministrazioni Comunali ricevono con particolare frequenza, finalmente ci sono delle risposte esaustive in merito.

L’intera Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi si è pronunciata dicendo che i Consiglieri Comunali hanno il diritto di accesso e di informazione nei confronti della Pubblica Amministrazione e che ciò è regolamentato dall’art.43 del D.Lgs n.267 del 2000. Tale Decreto, infatti riconosce ai Consiglieri il diritto di ottenere dai vari uffici comunali, dalle aziende ed enti collegati, tutte quelle notizie che posseggono, al fine di espletare meglio il relativo mandato.

Il protocollo informatico è stato introdotto tramite l’art.50 del DPR 445/00 co.3, il quale richiedeva la realizzazione di sistemi informativi automatizzati conformi alle leggi relative alla protezione dei dati personali. Agli articoli 53 e 55 del sopracitato Decreto, si parla di “registrazione di protocollo” e “segnatura di protocollo”, documenti contenenti un elenco di dati utili a rintracciare le pratica.

La Commissione di cui sopra, aveva già stabilito 9 anni fa che “l’accesso diretto tramite utilizzo di apposita password al Sistema Informatico dell’Ente, ove operante, è uno strumento di accesso certamente consentito al Consigliere Comunale che favorirebbe la tempestiva acquisizione delle informazioni richieste senza aggravare l’ordinaria attività amministrativa”. La segretezza delle credenziali resta comunque una responsabilità del Consigliere stesso.

Il Garante della Privacy attraverso la relazione del 2004 conferma il parere aggiungendo che “nell’ipotesi in cui l’accesso da parte dei Consiglieri Comunali riguardi dati sensibili, l’esercizio di tale diritto ai sensi dell’art.65, co.4, lettera b, del Codice è consentito se indispensabile per lo svolgimento della funzione di controllo, di indirizzo politico, di sindacato ispettivo e di altre forme di accesso a documenti riconosciute dalle legge e dai regolamenti degli organi interessati per consentire l’espletamento di un mandato elettivo”, veniva inoltre specificato che il Consigliere che ha accesso a tali dati privati debba comunque essere utilizzati solo per le finalità collegate allo stesso mandato, evitando di divulgare dati che rivelino lo stato di salute.

Nonostante l’accesso dei dati dovrebbe essere regolamentato adeguatamente all’interno della disciplina dell’Ente, la giurisprudenza ha provveduto a confermare il diritto del Consigliere alla consultazione del Protocollo Generale, senza escludere oggetti e notizie coperte da segreto, in quanto i Consiglieri sono tenuti al segreto, seguendo quanto citato dall’art.43 del D.Lgs n.267/00, come affermato dal Tar Sardegna con la sentenza 29/2007.

Il Tar Lombardia, Brescia con sentenza 163/2004 ha inoltre ritenuto non ammissibile l’imposizione al Consigliere di specificare in anticipo l’oggetto degli atti che egli intende visionare, in quanto per conoscerne lo stesso dovrebbero accedere ai dati.

Recentemente, dopo l’introduzione del GDPR anche in territorio Italiano, il Tar Sardegna con la sentenza 531/2018ha sostenuto che il “possesso delle chiavi di accesso telematico, rappresenta una condizione preliminare, ma nondimeno necessaria, per l’esercizio consapevole del diritto di accesso, in modo che questo si svolga non attraverso una apprensione generalizzata e indiscriminata degli atti dell’Amministrazione Comunale, ma mediante una selezione degli oggetti degli atti di cui si chiede l’esibizione”, la sentenza inoltre aggiunge che per accedere ai dati stessi non sarebbe necessario accedere direttamente al contenuto della documentazione, ma ai dati di sintesi contenuti nel protocollo telematico.

Ancor più recentemente, il Tar Campania con la sentenza 545 del 4/4/2019, avrebbe non solo confermato il diritto del Consigliere Comunale ad accedere da remoto, ma anche che tale richiesta non dovrebbe essere estesa al contenuto della documentazione posseduta dall’Ente, che è sottoposta alle ordinarie regole in materia di accesso (come la necessità di richiesta specifica), ma solo ai dati di sintesi contenuti nel protocollo telematico.